Денежные документы в бухгалтерском учете
Денежные документы в бухгалтерском учете представляют собой бумажные бланки, используемые в организации. Они приобретаются под различные цели: для организации питания, сотовой связи, почтовых отправлений, транспортных перевозок. Это один из материальных активов организации, для которого предусмотрен особый забалансовый счет 006 и учет на активе счета 50.3.
К основным денежным документам относят:
-
Талоны на питание студентов;
-
Талоны на бензин, ГСМ;
-
Карты для оплаты Интернета, телефонной связи;
-
Почтовые конверты и марки госпошлины для отправки корреспонденции;
-
Документы, подлежащие строгому учету;
-
Путевки в дома отдыха, летние лагеря, санатории.
Данный вид материальных ценностей приобретается организацией за наличный или безналичный расчет, поэтому имеет четко определенную стоимость. При этом средства на приобретение денежных документов потрачены, а услуги по ним не получены до момента физического использования.
Денежные документы чаще всего закупают учреждения образования, организации, занимающиеся перевозками, деятельностью, связанной с частыми командировками сотрудников. Пластиковая банковская карта с денежным документам не относится.
Особенности оформления
Организация обязана обеспечить надежное хранение денежных документов, как правило, в кассе, и своевременную выдачу третьим лицам.
Приход и расход данного вида материальных ценностей оформляется соответствующим ордером и отметкой в кассовой книге со специальной пометой «фондовый». Операции с приходно-расходными ордерами подлежат обязательной регистрации в журнале организации. Аналитический учет ведется в зависимости от конкретного вида ДД по дебету/кредиту 50 счета «Касса» в коммерческих фирмах либо по счету 132 в бюджетных организациях.
Если по какой-то причине бухгалтер не отразил расход денежных документов, корректная картина приходно-расходной оценки финансового состояния юрлица искажается. Часто бывает так, что бухгалтер уволился, а руководство оказалось в сложной ситуации несводимых балансов. Требуются услуги по восстановлению бухгалтерского учета, причем чем раньше специалисты займутся коррекцией проводок и восстановлением журналов регистрации, кассовой книги, тем ниже финансовые риски.
При постоянной ежедневной работе с денежными документами важно формировать остатки на конец рабочего дня/смены, делать правильные проводки, подытоживать суммы операций. Важно, что учет по движению денежных документов и денежных средств ведется отдельно.
Внешний вид денежных документов регламентирован. Так, талоны на питание должны содержать сумму, индивидуальный номер, информацию о виде питания, штамп, подпись. На документах обязательно указывается срок действия.
Профессиональное сопровождение бухгалтерского учета предприятия включает данный вид работ. Каждая приходно-расходная операция, связанная с выдачей талонов, марок, карт и т.п., подтверждается документально, в том числе отчетами кассира. Учет ведется через журнал по прочим операциям.