Авансовые отчеты в бухгалтерском учете
В некоторых случаях для решения производственных и иных задач руководитель предприятия выдает денежные средства своему работнику. Это может быть штатный сотрудник или лицо, работающее на основании гражданского договора.
За полученные подотчетные деньги работник (подотчетное лицо) должен отчитаться, то есть представить руководству авансовый отчет и первичную документацию, доказывающую факты расходов. Бухгалтер организации проверит оформление отчета, сверит выданную сумму и расходы, указанные в оправдательных документах, и сотрудник получит расписку о сдаче отчета.
Авансовые отчеты (АО), как и все остальные финансовые документы, тщательно контролируются, поэтому при ненадлежащем ведении бухгалтерии иногда приходится производить восстановление бухгалтерского учета организации.
Для чего нужен авансовый отчет
Этот документ является первичным. Как сказано выше, в нем подотчетное лицо указывает, куда направлены выданные ему деньги.
Также, в нем может содержаться информация о:
- своевременности предоставления отчетности;
- перерасходе денежных средств;
- задолженности сотрудника перед компанией;
- валютных операциях;
- целевом назначении выданных сумм;
- возможности причислить средства к расходам предприятия;
- включении выданных средств в доход физ. лица, который облагается налогом (если были нарушены сроки предоставления отчета или правила оформления данного документа).
Сроки и правила
Можно использовать как унифицированную форму АО, утвержденную Госкомстатом, так и разработанную самостоятельно.
Для предоставления АО подотчетному работнику дается три дня по прошествии:
- периода, на который выдавались денежные средства;
- даты выхода сотрудника после командировки, больничного, отпуска, если срок предоставления средств завершился в этот период.
АО подписывают подотчетный сотрудник, бухгалтер организации, руководитель, иногда кассир, если имеет место остаток или перерасход денежных средств. Хранится данный документ на предприятии не менее 5 лет.
Узнайте стоимость ведения бухгалтерского учета аутсорсинговой компанией «Бухгалтер Проф». Работайте с профессионалами, снижайте риски и издержки, поднимайте организацию своего бизнеса на новый уровень!